RAZON SOCIAL INVERSIONES LA PENINSULA LTDA
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1. NORMATIVA LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política de Tratamiento de datos personales se elabora de conformidad con lo dispuesto en los Arts. 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por INVERSIONES LA PENINSULA LTDA en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
2. DEFINICIONES:
Para efecto de la ejecución de la presente política y de conformidad con lo establecido en el Art. 3 de la Ley 1581 de 2012 y del decreto reglamentario 1377 de 2013 serán aplicables las siguientes definiciones:
a. Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b. Base de Datos
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
c. Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d. Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
e. Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
f. Responsable del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
g. Titular
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
h. Aviso de privacidad
Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
i. Dato público
Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales
j. Dato privado
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
k. Datos sensibles
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
l. Transferencia
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
m. Transmisión
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS
INVERSIONES LA PENINSULA LTDA podrá hacer uso de los datos personales para:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
b) Proveer los servicios o los productos requeridos por sus usuarios.
c) Informar sobre nuevos productos o servicios o sobre cambios en los mismos
d) Evaluar la calidad del servicio.
e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por la compañía o por terceras personas.
g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa.
i) Registrar la información de empleados o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de la Compañía.
i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas a INVERSIONES LA PENINSULA LTDA ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
Por otra parte, respecto de los datos:
(i) Recolectados directamente en los puntos de seguridad.
(ii) Tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad.
(iii) Obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la Compañía.
éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la Compañía y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados y, por lo tanto, INVERSIONES LA PENINSULA LTDA no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar esta información salvo que:
(i) Exista autorización expresa para hacerlo.
(ii) Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios
Encomendados.
(iii) Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos
Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de INVERSIONES LA PENINSULA LTDA o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto.
(iv) La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición,
desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad.
(v) Que sea requerido o permitido por la ley.
INVERSIONES LA PENINSULA LTDA podrá subcontratar con terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, INVERSIONES LA PENINSULA LTDA advertirá a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se les prohibirá el uso de la información para fines propios y se les solicitara que no divulgue la información personal a terceros.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con lo establecido en el Art. 4 de la Ley 1581 de 2012El el tratamiento de datos personales en INVERSIONES LA PENINSULA LTDA se regirá por los siguientes principios rectores:
a. Finalidad
El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
b. Libertad
El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c. Veracidad o calidad
La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d. Transparencia
En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de INVERSIONES LA PENINSULA LTDA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e. Acceso y circulación restringida
El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
f. Seguridad
La información sujeta a Tratamiento por parte de INVERSIONES LA PENINSULA LTDA se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g. Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
En el caso de que se recolecten datos personales sensibles (Art. 5° “…se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación…”) el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE INVERSIONES LA PENINSULA LTDA
Los titulares de datos personales podrán ejercer por sí mismos o por intermedio de su representante o apoderado o su causahabiente y los niños o adolescentes por las personas que estén facultadas para representarlos los siguientes derechos en relación con sus datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de INVERSIONES LA PENINSULA LTDA:
a. Acceso
El Titular podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de ellos para efectos de consultarlos de manera gratuita por lo menos una vez por mes calendario o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
b. Actualización, rectificación y supresión
En virtud de este derecho el Titular podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
c. Solicitar prueba de la autorización
Excepción hecha en los eventos en los cuales (según las normas legales vigentes) no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
d. Ser informado respecto del uso del dato personal
e. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Por infracciones con lo dispuesto en la normativa vigente sobre tratamiento de datos personales.
f. Requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio
Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
6. DEBERES DE INVERSIONES LA PENINSULA LTDA
De acuerdo con el Art. 17 de la Ley 1581 de 2012 la Compañía deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
A. Deberes cuando actúa como responsable
1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular.
2. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
3. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
4. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
presente política.
5. Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad
en los términos establecidos en la siguiente política.
6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
Impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Actualizar la información cuando sea necesario.
8. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
B. Deberes con respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio
1. Informarle sobre las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la
existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia
de Industria y Comercio.
7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
De acuerdo con lo establecido en el Art. 7 del decreto 1377 de 2013 con antelación o en el momento de efectuar la recolección del dato personal, INVERSIONES LA PENINSULA LTDA solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita y utilizando para estos efectos medios técnicos automatizados (escritos u orales) o de conducta inequívoca que permitan conservar la prueba de la autorización.
Dicha autorización se solicitará por el tiempo que se considere razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, observando las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD
En la eventualidad de que INVERSIONES LA PENINSULA LTDA no pueda poner a disposición del titular del dato personal la política de tratamiento de la información que tiene establecida, publicará el aviso de privacidad que se incluye con el presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES
INVERSIONES LA PENINSULA LTDA solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de la obligación legal o contractual.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL
La Gerencia Administrativa y Financiera de INVERSIONES LA PENINSULA LTDA. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política (a excepción de lo descrito en el literal e) del mencionado numeral). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 6:00 p.m. al correo electrónico: secretariagerencia@lapeninsultaconstructores.com o llamar a la línea telefónica: (7) 6359796 o radicar la solicitud en la siguiente dirección: calle 36 No 26 – 48 Interior 110 Oficina 202 .
La petición, queja o reclamo deberá contener: a) La identificación del Titular b) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo c) La dirección d) Los documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida se entenderá que ha desistido del
reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013
De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 INVERSIONES LA PENINSULA LTDA procederá a publicar un aviso en su página web www.lapeninsulaconstructores.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y del modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de INVERSIONES LA PENINSULA LTDA .
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, INVERSIONES LA PENINSULA LTDA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 1 de noviembre de 2016 y entra en vigencia a partir del día 1 de diciembre de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.lapeninsulaconstructores.com.
Atentamente,
INVERSIONES LA PENINSULA LTDA
JUAN GUILLERMO PALACIO RESTREPO
Representante Legal